權限與可見性
誰能在 Optserv 上檢視、上傳與刪除文件：角色預設權限與單文件可見性設定。
Optserv 的文件採用兩層存取模型：一層是會自動套用的「角色預設權限」，另一層是更細緻的「單文件可見性設定」。
角色預設權限
| 角色 | 預設權限 |
|---|---|
| Admin | 可檢視、上傳、下載、刪除所有文件 |
| HR | 可檢視、上傳、下載所有文件；不可刪除（僅 Admin） |
| Manager | 可檢視標記到自己部門的文件；可上傳 |
| Employee | 只能檢視明確分享給他或設為全公司可見的文件 |
單文件可見性設定
上傳文件時，您可以設定可見性：
| 可見性 | 誰看得到 |
|---|---|
| 全公司可見 | 所有員工（所有角色） |
| 僅 HR 與 Admin | HR 與 Admin |
| 部門 | 指定部門的成員 |
| 特定人員 | 只有您明確加入的使用者 |
新上傳文件的預設可見性為 僅 HR 與 Admin，用來避免敏感文件被不小心擴散。
上傳文件
任何員工（Admin、HR、Manager、Employee）都可以上傳文件。除非您更改，文件預設會是 僅 HR 與 Admin 可見。
上傳者可在其「角色允許的最大範圍內」隨時調整可見性：
- Employee 可設定成「只給自己」或「全公司可見」——無法把文件限制成只有 HR 才看得到（那是預設值）
- Manager 可設定成「部門可見」
- HR 與 Admin 可設定任何可見性層級
刪除文件
只有 Admin 能永久刪除文件。HR 可以把文件標記為封存（從活躍視圖隱藏，但不會刪除）。
此政策可避免合規相關文件（合約、解聘/離職文件）被 HR 人員意外或惡意移除。
員工個人文件
勞動合約與 Offer Letter 會以「員工專屬文件」方式儲存，並具備以下可見性：
- 該員工本人可見
- HR 與 Admin 可見
- 其他員工與主管不可見
員工離職/停用後，他的文件仍會保留在系統中，並歸檔在其歷史紀錄下。Admin 仍可存取已離職員工的紀錄。