如何從 Notion 遷移到正式 HR 平台（文件一個都不漏）

只要知道要搬什麼、留什麼、順序怎麼排，從 Notion 遷移到專業 HR 平台大約三週就能完成，而且不會遺漏任何文件。大多數創辦人拖太久，是因為以為工程浩大。其實並不然。最難的部分不是資料轉移本身，而是判斷哪些 Notion 頁面真的在做 HR 工作，哪些只是把混亂的東西整理得看起來像流程而已。

為何新創團隊一再拖延（以及拖延的代價）

5–10 人的團隊，Notion 完全夠用。它是一張空白畫布，維護良好的 Notion HR 架構可以涵蓋員工名冊、入職 Wiki 和政策文件。但當人數超過 15–20 人，三件事開始出問題：

權限守不住。 Notion 工作區預設讓所有人都能讀取所有內容。你可以鎖定頁面，但薪資資料、績效改善計畫（PIP）和聘用通知書還是會外洩到不該看到的人。（我們針對 Notion 權限模型為何不適合存放 HR 資料 有更詳細的說明。）

沒有任何完成強制機制。 新員工在 Notion 上的入職清單只是一個頁面，沒有人在他們卡關第三天時收到通知，也沒辦法一眼看出這個月加入的四位新人誰完成了第一週的設定。

存取權限靠手動。 當有人離職，Notion 裡的離職記錄不會自動撤銷他們的 Slack 存取、移除 GitHub 權限或停用 Figma 座位。這些都得你另外處理，而這正是讓新創公司最吃虧的離職缺口。

步驟一：盤點 Notion 工作區裡到底住了什麼

在搬移任何東西之前，你得先弄清楚自己有什麼。預留兩小時，瀏覽整個工作區，標記所有正在執行 HR 功能的 Notion 頁面或資料庫，你要找的包括：

• 員工名冊 — 姓名、職位、到職日、聯絡資訊
• 入職清單 — 依職位或通用的新人範本
• 合約與聘用通知書存放 — 嵌入或連結的 PDF
• 政策文件 — 請假規定、行為準則、費用報銷政策
• 績效紀錄 — 1:1 範本、考核週期頁面
• 離職/交接文件 — 離職清單、知識移交筆記
• 組織圖或匯報架構 — 即使只是巢狀清單也算

針對每一項，記下：（a）多久更新一次，（b）誰需要看，（c）是範本還是即時記錄。

典型的 20 人新創公司 Notion 工作區大約有 40–60 個與 HR 相關的頁面，其中約半數已經過時。另一半大致平均分成文件（政策、範本）和即時記錄（員工名冊、進行中的入職追蹤）兩類。

步驟二：哪些要遷移，哪些留下來

並非所有東西都得搬。以下是區分方式：

遷移到 HR 平台：

• 員工資料（姓名、職位、到職日、合約類型、主管）
• 進行中的入職清單，尤其是正在入職的新人
• 薪資與職等資料，這絕對不該放在共用的 Notion 頁面
• 員工需要簽署確認的政策文件（請假規定、費用政策、行為準則）
• 離職/交接範本，讓未來的離職流程走新系統

留在 Notion（或封存）：

• 舊的會議紀錄、1:1 範本和回顧文件，這些是團隊營運，不是 HR 記錄
• 提到員工但本質上不是員工記錄的專案 Wiki
• 已無員工連結的過時政策草稿
• 超過 12 個月且沒有在用的任何內容

原則： 如果它需要準確、受存取控管或可稽核，就搬過去。如果只是說明做事方式的參考資料，Notion 可以繼續作為 Wiki 層與新的 HR 平台並存，你不必完全刪掉 Notion。

步驟三：三週遷移計畫

第一週 — 設定新平台、匯入員工資料

選定新的 HR 平台後，第一週專心做資料匯入就好，還不要動 Notion 工作區。

將 Notion 員工資料庫匯出為 CSV，對應到新平台需要的欄位，通常是：名字、姓氏、電子郵件、職稱、部門、主管、到職日、雇用類型。多數 HR 平台有匯入精靈，直接用它。如果你的 Notion 資料庫有自訂屬性（例如「技能」、「緊急聯絡人」），現在就決定哪些是核心 HR 欄位、哪些可以捨棄。

第一週結束時，每位在職員工都應該在新系統有一筆記錄。文件的事先不用管。

第二週 — 遷移政策文件與入職範本

將政策文件上傳到新平台的文件模組。如果平台支援電子簽署確認，標記需要簽名的政策（行為準則、資料處理政策）。用 Notion 範本作為參考，在新系統建立第一份入職清單，但不要直接複製，趁這次遷移的機會刪掉那些沒人真正執行的步驟。

第三週 — 平行測試，然後正式切換

如果接下來 30 天有新人要到職，讓他們在新系統走入職流程，保留 Notion 作為備援。這樣可以在沒有風險的情況下找出缺口。一旦那位新人順利完成第一週，就正式讓 Notion HR 頁面退役：鎖定為只能留言、加上指向新系統的說明橫幅，並停止更新。

步驟四：存取權的交接——別忘了 Notion 裡還留著什麼

大多數遷移指南都漏掉這一點：當你停止用 Notion 做 HR，你的前員工仍然有 Notion 存取權。而你現在的團隊仍然能看到你剛退役的那些 HR 頁面。

這有兩個重要意涵：

1. 敏感的歷史記錄。 如果薪資資訊、績效紀錄或離職細節曾存放在 Notion，光是鎖定頁面還不夠。必須明確移除存取權，或重組工作區讓那些頁面真正私密。

2. 持續累積的存取漂移。 未來當員工離職時，新的 HR 平台離職流程必須把「從 Notion 工作區移除」列為步驟之一，就像 Slack、Figma、GitHub 和其他工具一樣。如果沒有，Notion 工作區會變成一個被動的安全隱患，前員工的幽靈存取不斷累積。（參考我們的指南：如何在貴司進行「誰有存取權」稽核。）

最能解決這個問題的平台，是將存取撤銷視為離職記錄的一部分——而不是另外一份 IT 清單。當 HR 平台知道有人離職了，它應該自動啟動存取移除流程。這就是 Notion 從來不曾提供的員工生命週期管理層。

Notion vs. 專業 HR 平台：一覽表

結論很清楚：Notion 很適合作為對整個團隊開放的文件閱讀層。它從來就不是用來存放敏感 HR 資料或觸發存取異動等生命週期事件的記錄系統。

常見問題

從 Notion 遷移到 HR 平台實際上要多久？

30 人以下的新創公司，如果照上述分階段方式執行，大約三週。第一週匯入員工資料，第二週遷移政策與範本，第三週平行測試。主要的延遲通常是決定保留什麼、封存什麼，而不是技術遷移本身。

遷移之後需要刪掉 Notion 嗎？

不用。大多數團隊繼續把 Notion 作為公司 Wiki 和團隊營運的工具。目標是停止用它存放敏感 HR 記錄和生命週期事件。需要簽署確認的政策文件、員工記錄和離職流程應該放在正式的 HR 平台；會議記錄和專案 Wiki 可以無限期留在 Notion。

從 Notion 轉型後，哪些 HR 平台比較合適？

介面接近 Notion 風格的平台，對 Notion 原生用戶來說通常銜接最順。Optserv 正是為這種轉型而設計：一個 Notion 式的 HR 層，加上 Notion 無法做到的存取生命週期管理。BambooHR 和 Rippling 對美國為主的團隊也能處理基本需求，但在新創階段功能較重、費用較高。

團隊會抗拒換系統嗎？

如果你的說法正確，大概不會。不要說「我們要離開 Notion」，而是說「HR 敏感資料現在放在一個安全的地方，你的 Notion 工作區其他一切照舊。」經歷過資料存取事件的團隊，通常是如釋重負，不是抗拒。

準備好切換了嗎？

Optserv 是為 Notion 原生創辦人打造的 HR 層，提供結構化的員工記錄、追蹤式入職流程，以及當有人離職時自動撤銷存取——不需要 Rippling 或 BambooHR 那樣的企業級規模。介面簡潔到你的團隊不需要任何教育訓練就能上手。

在 app.optserv.ai 免費開始 — 匯入第一批員工資料大約只需要 20 分鐘。

資料來源

• "Notion for HR Management: Ultimate Guide," Landmark Labs, 2024
• 每家企業平均 SaaS 應用程式數量：Productiv SaaS Intelligence Report, 2024
• "People also ask" 資料來源：Google 搜尋，2026 年 7 月

— Optserv Team