法律科技新創公司的承包商存取權撤銷：案件檔案、客戶入口與事務系統

當承包商離開法律科技新創公司或律師事務所時，存取風險與其他所有行業截然不同。這不只是一個 Figma 席位或 Slack 頻道的問題——而是承載律師與委託人特權的案件檔案、客戶入口網站和事務系統。若一位離職的案件助理承包商在三週後仍擁有 Clio 的存取權限，這不僅是安全漏洞，更可能構成職業道德違規。以下是正確的處理方式。

為什麼法律科技的存取撤銷是個不同的問題

在大多數新創公司，結束承包商合作只是一項操作上的不便——撤銷 Slack 權限、移除 Figma 存取、更新密碼管理器。但在法律科技新創公司或律師事務所，這是一項專業義務。

三件事讓它截然不同：

律師與委託人特權在本機電腦上仍然存在。 若承包商已將案件文件或委託人通訊下載到個人筆電，即使撤銷其 Clio 或 Filevine 存取權，副本依然存在。存取撤銷解決的是持續存取的問題；並不能取回已下載的內容。您的離職流程需要同時處理這兩方面。

律師公會規則規範資料存取時限。 大多數律師公會對於第三方承包商處理委託人資料有技術能力義務（美國以 ABA 模範規則 1.1 第 8 條評論為代表；其他司法管轄區有類似規定）。律師若讓離職承包商長達數週仍保有客戶入口網站存取權，面臨的不只是資料外洩問題，更可能是紀律處分。

事務系統的稽核軌跡在法律上至關重要。 當承包商在最後一週存取案件檔案時，該存取行為會記錄在您的事務系統中。若該案件日後進入訴訟或稽核程序，該記錄可能成為可供調閱的文件。執行有時間戳記的乾淨存取撤銷，並加以記錄，是構建可靠紀錄的一部分。

風險更高，流程也必須相應提升。

案件管理系統：Clio、MyCase 與 Filevine

案件管理系統是核心資料層，存放事務記錄、委託人聯絡資訊、計費資料及文件歷史。承包商對這些平台的存取權需優先處理。

Clio（Manage 與 Grow）： 前往「設定」→「使用者」→ 找到承包商的使用者帳戶 →「停用」。停用後將移除登入存取，但其工作歷史會保留在稽核日誌中。請勿刪除使用者——刪除使用者會產生孤立記錄。停用前，請將任何已開啟的任務和事務責任重新指派給仍在職的團隊成員。另外確認承包商是否單獨擁有 Clio Grow（委託人開案）帳戶；兩個產品線的使用者管理面板各自獨立。

MyCase： 前往「設定」→「使用者與權限」→ 找到承包商 → 將其狀態設為「停用」。MyCase 在大多數方案中不支援事務層級的精細權限設定，因此停用是唯一可靠的撤銷步驟。確認承包商建立的任何共享文件資料夾，仍有至少一位有權管理的在職管理員。

Filevine： Filevine 採用基於團隊的存取，而非個人權限。前往「管理員」→「團隊管理」→ 從承包商所屬的所有專案團隊中移除。接著前往「使用者管理」並停用其帳戶。注意：Filevine 的專案歷史會保留承包商的所有操作記錄，這正是您所需要的稽核軌跡。若需用於合規文件，在停用前請匯出該承包商的使用者活動報告。

所有案件管理系統： 停用後，請確認承包商在其帳戶下設定的任何 API Token 或整合連接也已被撤銷。案件管理平台通常允許第三方應用程式連接（如電子簽名工具、計費整合），這些在使用者停用後仍可能保持有效。

文件審閱平台與事務系統

若您的法律科技新創公司處理電子取證、訴訟支援或大規模文件審閱，承包商很可能擁有 Relativity、Everlaw 或 Logikcull 等平台的存取權——這些比一般案件管理工具風險更高，因為文件審閱承包商通常在緊縮的時間內處理大量特權材料。

Relativity（RelativityOne）： Relativity 採用工作區層級存取。管理員需導航至相關工作區 →「工作區詳細資訊」→「使用者」→ 從工作區中移除承包商。對其擁有存取權的每個工作區都要執行此操作——跨多個事務工作的承包商可能擁有多個工作區存取權。若承包商使用 Relativity 處理帳戶進行資料擷取，請在「處理使用者」區段中單獨撤銷。

Everlaw： 在 Everlaw 中，前往「組織設定」→「使用者」→ 找到承包商，從其所有有存取權的案件室中移除。移除案件室存取後，Everlaw 會傳送電子郵件確認。請保留該確認作為離職紀錄的一部分。Everlaw 的稽核日誌（每個案件室皆有）將顯示該使用者的所有文件檢視和匯出記錄——請在承包商離職文件中納入該日誌。

iManage 與 NetDocuments： 若貴司使用 iManage Work 或 NetDocuments 進行文件管理，承包商存取權通常透過 Active Directory 或 LDAP 群組流動。停用承包商的目錄帳戶應會連帶影響這些平台，但請直接在文件管理管理員面板中確認其使用者狀態。iManage 在舊版設定中尤其存在 Session Token 在帳戶停用後仍持續有效的情況——請向您的 IT 聯絡人或 iManage 管理員確認。

下載風險： 對於任何文件審閱委託，請以書面形式直接詢問承包商是否已將任何案件文件下載至本機儲存。這既建立了問詢記錄，也記錄了任何揭露，若問題日後浮現，這些記錄至關重要。大多數承包商並非蓄意下載——但文件審閱工作有時涉及會快取檔案的本機處理工具。

客戶入口網站與安全通訊工具

客戶入口網站是法律科技公司向組織外部人員開放最敏感資料的地方，也是在離職流程中最容易被忽略的承包商存取點。

內建案件管理入口（Clio for Clients、MyCase Client Portal）： 這些通常由案件管理系統中的基礎使用者帳戶控制。停用承包商的主帳戶（如上所述）通常會切斷其管理委託人入口通訊的能力，但不會撤銷委託人本身的存取權。確認承包商的 Clio 或 MyCase 個人檔案中是否連結了個別委託人，這些委託人現在需要重新指派給在職的工作人員。

SharePoint 與 Box 共享客戶文件： 若貴司使用 SharePoint 或 Box 進行客戶文件共享，承包商對共享連結和資料夾的存取可能在離職後仍然存在——尤其是若使用直接連結而非使用者帳戶權限進行共享。在 Box 管理控制台（內容 → 找到使用者 → 共享連結）或 SharePoint 管理中心（共享 → 外部內容）中稽核其共享連結，並撤銷或使未完成的共享連結過期。

加密電子郵件與安全訊息： 確認承包商是否使用貴司提供的加密電子郵件別名（Google Workspace 或 Microsoft 365 別名）進行委託人通訊。停用這些別名並設定轉寄至在職工作人員，以免委託人回覆流入無效的收件匣。若承包商在任何委託人通訊中使用了個人電子郵件（這在合約中應受到禁止），請記錄您所知悉的內容並向負責律師報告。

電子簽名平台（DocuSign、Adobe Sign）： 若承包商管理任何待處理的簽名工作流程，請在停用其存取之前將這些信封重新指派給在職的傳送方帳戶。與停用傳送方帳戶綁定的待處理 DocuSign 信封將無法讓收件人繼續操作。

法律科技承包商離職查核清單

在承包商最後一個工作日（若提前得知離職，則更早）按順序執行以下步驟。

1. 匯出承包商的使用者活動日誌，在進行任何變更之前先從案件管理系統匯出。這能建立他們存取記錄的時間戳記。
2. 重新指派已開啟的事務和任務，在 Clio / MyCase / Filevine 中指派給在職工作人員，避免孤立的事務指派。
3. 停用案件管理帳戶（Clio、MyCase、Filevine——以適用者為準）。停用；勿刪除。
4. 從所有文件審閱工作區中移除（Relativity、Everlaw、Logikcull），並下載每個事務的工作區存取日誌。
5. 從文件管理群組中移除（iManage 或 NetDocuments），確認 Session Token 已清除。
6. 撤銷客戶入口管理存取，並重新指派孤立的委託人關係。
7. 稽核 SharePoint / Box 中的共享連結，使或刪除承包商未完成的共享連結。
8. 停用貴司電子郵件別名，並設定轉寄至在職工作人員。
9. 在 DocuSign / Adobe Sign 中重新指派待處理的電子簽名信封。
10. 撤銷與承包商帳戶綁定的 API Token 和第三方應用程式連接。
11. 傳送書面確認請求，詢問承包商是否保留了任何已下載的委託人材料，並留存其回覆。
12. 記錄完成情況——記錄每個步驟的日期和負責人，並歸入事務或人事記錄。

關於建立系統性存取撤銷架構的一般操作手冊，機構承包商存取撤銷查核清單與存取撤銷政策範本提供了可根據法律特定需求調整的基礎。

承包商可能透過個人帳戶或 OAuth 連接累積您不知情的影子存取問題，詳見離職後的承包商存取發現。

常見問題

停用 Clio 使用者後，存取是否立即中斷？ 是的——停用 Clio 使用者後，其立即無法登入 Clio Manage 和 Clio Grow。若其在瀏覽器中有已開啟的工作階段，該工作階段將過期（Clio 使用短效工作階段）。為安全起見，同時更改貴司 Clio 帳戶中任何共用管理帳戶的密碼。

Filevine 中承包商負責的事務在停用後會如何處理？ 在 Filevine 中，停用使用者會將其從所有專案團隊中移除，但其在事務歷史中的貢獻會被保留。其建立或被指派的事務，在職工作人員仍可完整存取。若承包商被列為特定專案的主要聯絡人，您需要手動重新指派事務負責人。

從 Relativity 工作區中移除承包商是否會刪除其工作？ 不會。從工作區中移除審閱者時，Relativity 會保留所有編碼決定、備註和審閱歷史。其工作記錄保留在稽核日誌中，並歸因於其使用者帳戶——這正是您所需要的記錄。移除只是阻止未來的存取。

若承包商透過我們共用的登入帳號存取，該如何處理？ 這是共用帳號的問題。若案件管理系統存取是透過單一憑證共用，您無法選擇性地撤銷一個人的存取——必須更改密碼，並僅重新分發給在職工作人員。這也是緊急轉向個人使用者帳號的關鍵時刻。在 Clio 或 Filevine 帳戶中，每個人都應擁有自己的登入帳號。共用憑證使承包商離職處理幾乎不可能做到乾淨，並且會產生無法稽核的存取記錄。

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資料來源

• 美國律師公會模範職業行為規則第 1.1 條第 8 條評論（技術能力）
• Clio 支援文件：在 Clio Manage 中停用使用者
• Relativity 文件：管理使用者與工作區存取
• Everlaw 說明中心：從案件室中移除使用者並存取稽核日誌

作者：Optserv Team