新創公司員工手冊範本：該寫什麼、不用寫什麼

你剛聘了第五位員工。或第十五位。在某個時間點，那種非正式的「我們這邊事情是這樣做的」對話會無法再規模化——你需要把東西寫下來。員工手冊就是那個東西。但大多數新創創辦人都不想寫，因為市面上的範本，看起來都明顯是為「有人資部、長期聘有法律顧問、500 人規模」的公司設計的。

這篇指南不一樣。它是為種子輪到 A 輪的新創寫的——需要真實結構、但不要官僚負擔的公司。我們會講你的手冊一定要寫什麼、初期可以略過什麼，以及像 Optserv 這樣的工具，如何在團隊成長時，幫你維持手冊的鮮活與可存取。

為什麼每家新創都需要員工手冊（即使只有 10 人）

最常見的反對：「我們太小、變化太快，手冊會馬上過時。」這是反過來想的。你越小，手冊越重要——因為現在所有的「政策」都活在某個人腦袋裡（很可能是你）。當這個人不在時，新進員工會得到不一致的答案，邊緣案例會變成衝突，信任會被消磨。

新創的員工手冊不必是 60 頁的 PDF。它可以是一份活的文件——十個段落、寫得清楚、每季更新。目標是「一致與清楚」，不是「鉅細靡遺」。

你真正需要的 10 個段落

1. 歡迎與公司故事

從「為什麼存在」開始。你的使命、創立的故事、你解決了什麼問題、為誰解決。新員工不只想知道自己的工作——他們想知道這家公司值不值得他們把最好的力氣放進來。這個段落要誠實、要具體。避免那種「我們對創新充滿熱情」的空話。

2. 價值觀與你們怎麼工作

不要列形容詞——要寫實際的行為描述。不要寫「我們重視透明」，而是寫「我們自由分享脈絡。當我們做決策時，會記錄思考過程，並讓全團隊都能看到。」真正的價值觀，是用來描述「當有誘人替代方案時，你會怎麼選擇」。

這個段落也要寫你們的工作風格：非同步 vs. 同步、決策怎麼做出來、誰對什麼有最終話語權。新創常常不是因為新人能力不足而失敗，而是因為「事情怎麼運作」這件事，沒有講清楚。

3. 雇用基本面

把法律與行政的基本面寫清楚：雇用分類、適用的話寫上 at-will 雇用聲明、若有試用期就寫試用期，以及背景調查政策。這部分不刺激，但能保護你、設下清楚期待。建議找當地的勞動法律師看過——勞動法在不同國家、不同州差異很大。

4. 薪酬與薪資

說明你的發薪週期、調薪是怎麼運作、有沒有獎金結構、以及股權哲學。你不必公開每個人的薪水——但你要解釋薪酬決定怎麼產生。這裡的模糊，比幾乎任何事情都更會滋生不滿。

5. 假期與請假

寫清楚你的特休政策——是按比例累計還是無上限、怎麼請假、誰核准、有無遞延。包含育嬰假、病假、以及任何當地法規要求。如果你的團隊跨多國，要承認當地法律優先——並寫下你在最低標準之上提供的基準。

6. 福利

健康保險（如果你提供）、牙科、視力、健康津貼、居家辦公補助、學習與發展預算。要具體寫出涵蓋什麼、怎麼登記、福利什麼時候生效。這段直接影響招募——候選人會很仔細地比較福利包。

7. 工具、系統與權限

列出你的團隊使用的工具——Slack、Notion、GitHub、Figma，不論你的堆疊長什麼樣。說明新員工怎麼取得權限、IT 問題該找誰、密碼與資安政策。這段比大多數創辦人想的還重要：糟糕的權限管理是嚴重的資安與合規風險，在受監管的產業更明顯。

Optserv 直接處理你營運的這一層。在 Optserv 上完成新員工到職時，可以自動發放共享工具的權限——當有人離職時，這些權限會跨平台一次撤銷。你的手冊可以把「工具權限」直接指向 Optserv，作為單一真實來源，不必另外維護一份永遠會過時的清單。

8. 行為準則

反騷擾政策、不歧視聲明、利益衝突指引、社群媒體政策。這個段落帶有法律份量——使用簡明語言，並確保每位員工都簽署確認讀過。要把這個確認紀錄保存下來。

9. 績效與回饋

績效檢視怎麼運作？多久一次？績效改善計畫長什麼樣子？日常的回饋怎麼給？哪怕只是寫「我們每季做一次 1:1，每年做一次年度檢視」，都比什麼都不寫好。這段為主管和個別貢獻者都設下期待。

10. 離職

當有人離開時——主動或被動——會發生什麼。預告期、最後薪資、設備歸還、離職面談流程。這常常是新創手冊裡最被忽略的段落，也是最會帶來昂貴麻煩的段落。乾淨的離職流程——包括即時撤銷權限——能保護你的資料，也保護你和離職員工的關係。

早期可以略過什麼？

有些政策大企業需要、新創還不需要——至少現在還不必：

• 差旅與費用報銷政策——還沒每週訂機票之前，逐案處理就好
• 詳細組織圖與回報線——新創變動太快，正式記下來反而很快過時
• 正式申訴程序——之後重要，但 15 人時直接處理就好
• 詳細 IT 資安政策——連到密碼管理器的指引就好，保持簡單
• 表揚計畫——這個階段是文化，不是政策

目標不是一份完整的手冊——而是一份會被讀、會被遵守的手冊。短一點比較好。

格式：Google Doc、Notion，還是別的？

大部分新創用 Google Doc 或 Notion 寫手冊，覺得這樣就好。它運作得不錯——直到不再運作：文件變舊、新員工找不到、沒人知道哪一版是現行版。幾個原則：

• 放在每位員工第一天就能存取的地方——別讓他們開口問
• 要做版本控制——記下什麼時候、改了什麼
• 主導到職流程，讓手冊是被「主動分享」的，不是「被動可取」的

Optserv 的 Company 模組 就是為這個情境打造。你可以把手冊、政策、文化文件，放進一個結構化的內部 wiki，並讓它成為到職流程的一部分。新員工會自動看到，你也能追蹤誰確認了哪些關鍵政策——全部都和 Optserv 裡的真實員工紀錄連動。

維持鮮活

手冊最常見的錯誤不是寫得不好——而是寫了一次就再也沒更新。設一個每季的提醒，重新檢視手冊。每次你（甚至非正式地）改了某個政策，當天就更新文件。當人數翻倍時，每個段落都重新檢視一次。

指派負責人。團隊裡某個人——常常是早期的 Ops 通才或創辦人——應該負責手冊維護。它不需要花太多時間，但需要一個會在意的人。

把確認簽署留下紀錄

為了法律保護，你需要證據顯示員工確實讀過並同意了關鍵政策——尤其是行為準則、騷擾政策、保密協議。透過信件追簽很痛苦，也容易追丟。

Optserv 讓你直接把政策確認綁進到職流程。新人加入時，會被引導去讀並簽署你指定的政策——而這個紀錄會附在他的員工檔案上。不再需要「誰簽了什麼」的試算表，也不必為了爭議去翻信件串。